使用这种万无一失的策略来整理杂乱的文件和文件夹。
您在多大程度上依赖搜索来查找所需的文件和文件夹？我遇到过很多乐观的人，他们相信搜索功能足够好，总能在几秒钟内找到他们想要的文件。几年后，随着人们积累的数字内容超出他们的记忆力，乐观情绪逐渐消退。因此，让我与您分享最简单，最有效的快速清理文件的方法。
这个策略是我写过很多次的策略。它适用于清理您的在线存储，以及整理电子邮件帐户、本地存储，甚至家庭文件等纸质文件（您也应该将其数字化）。我已经可靠地使用它近二十年了，它从未让我失望过。
在文章的最后，我简单介绍一下这个系统的工作原理。但让我切入正题，向您展示它是什么以及如何去做。
1. 创建一个文件夹并为当年命名
首先，制作一个文件夹并将其命名为“2023”或任何当前年份。该文件夹应该位于组织的最顶层。例如，在 Dropbox 中，将这个新文件夹放在 Dropbox 文件夹中。在GoogleDrive中，将其放入我的云端硬盘。在OneDrive中，将其放入我的文件中。
对于这种组织方法，OneDrive 可能是使用起来最麻烦的系统，但我为 OneDrive 用户提供了一些额外的提示，我将在最后介绍这些提示。同样，Google 云端硬盘用户会发现他们需要一些与清理与他们共享的文件相关的独特提示。我稍后也会解决这些问题。
2. 创建一个文件夹并将其命名为“_Inbox”
创建第二个文件夹并将其命名为“_Inbox”。将这个新文件夹与 2023 文件夹放在同一层级，这样它们就可以并排显示。当文件夹按字母顺序排序时，下划线会使文件夹出现在列表的顶部。
3. 将活动和最近的文件移动到您刚创建的文件夹中
下一步是确定您的活动文件，即您每月至少打开或处理一次的文件。将这些文件放入 _Inbox 文件夹中。
确定您今年处理的其他文件并将它们移至当年文件夹中。一些清晰的示例是您在 2023 年拍摄的照片。将它们全部选中并将它们移动到 2023 文件夹中。
同时执行这些步骤（将文件分类到 _Inbox 和 2023 文件夹中）的原因是，您总是会发现一些文件不完全适合任一类别。例如，您可能在报税后拥有纳税申报表的数字副本，该副本应放入 2023 文件夹，但您可能需要在年底前再次参考这些文件，在这种情况下，它们属于 _Inbox .
不要太担心它。做出决定，不要想太多。通过使用这个系统，您已经将文件可能存在的位置数量减少到两个。那很好。
4. 制作其他年份的文件夹
下一步是制作一些额外的年份文件夹，例如 2022、2021、2020 等。
你应该往回走多远？根据在线存储系统中的文件数量，您可能会在几年后停止，然后创建一个名为“2015 及更早”之类的文件夹。例如，我最旧的文件夹名为“2005-OLDER”。
不要将其命名为“早于 2015 年”。相反，将年份保留在名称的开头，以便所有文件夹在按字母顺序排序时按时间顺序显示。
5.将旧文件移动到相应的文件夹中
从这一点开始，很容易按日期对所有文件进行排序并将它们移动到相应的年份文件夹中。同样，如果您的文件可能存在于多个文件夹中，请不要想太多。暂时将它们放入一个文件夹中。您可以稍后对其进行微调。
6. 使用子文件夹更深入地组织一层
如果你愿意，你可以在这里停下来，因为你的文件至少按年份分成文件夹。或者，您可以使用几个子文件夹更深入地组织一层。
在任何年份文件夹中，您都可以创建几个名称清晰的子文件夹。一些例子是：
- 2023 张照片
- 2023 影片
- 2023 工作档案
- 2022 年税收（我会将此文件夹放入 2023 主文件夹，因为您在 2023 年准备并提交 2022 年税收，尽管您可能需要花点时间记住这个事实）
请注意，对于每个子文件夹，我还在名称中包含了年份。这样一来，如果您不小心将子文件夹移动到错误的位置，它会立即显现出来，并且很容易更正。
7.将文件移动到适当的子文件夹中
现在您所要做的就是将文件移动到适当的子文件夹中。您可以立即执行此步骤，也可以留到有更多时间时再执行。将文件移动到子文件夹中并不重要，但取决于您在任何一个位置中有多少文件，它可以使您的文件更有条理。
这就是它的要点！
Microsoft OneDrive 的额外提示
早些时候我暗示过 Microsoft OneDrive 对使用这个文件和文件夹组织系统提出了一些挑战。问题是 Microsoft 会默认为您将文件放入文件夹，具体取决于您用来创建文件的应用程序。例如，您的大量文件可能已经在文档、我的保管库和图片中。
在这种情况下，这是我的建议：
- 只需在子文件夹中创建您的年份文件夹
- 不要为当年制作文件夹
- 不要创建 _Inbox 文件夹
- 将您或多或少完成的任何文件移动到相应的年份文件夹中
- 将所有活动文件保存在父文件夹中，就在它们所在的位置
几个月后，一旦我们舒适地进入 2024 年或更晚的时间，您可能会制作一个 2023 年的文件夹并将一些文件移入其中。目前，最容易混淆的方法是将活动文件保存在原处，并将其余文件存放在容易找到它们的地方。
Google 云端硬盘的额外提示
如果您使用 Google 云端硬盘，我最初概述的所有步骤都可以正常工作。但您可能还有另一个问题：其他人与您共享的文件杂乱无章。
如果您曾经尝试释放 Google Drive 中的空间，您肯定遇到过与您共享的文件，因为它们经常意外地占用大量空间，使它们很容易删除。
你应该如何组织你想保留的那些？
- 转到与我共享
- 查看混乱的文件并选择一个（或多个）您想要删除而不是组织
- 右键单击并选择删除
- 对于您想要保留和整理的任何文件，右键单击它并选择Add shortcut to Drive或Make a copy，然后选择您应该存储它的文件夹
为什么这个系统有效？
为什么这个系统有效？首先，你真的不能错过多年。每个文件要么是在特定年份创建的，要么是在特定年份活跃的——如果不是，您可以随时将其存放在收件箱中。您甚至可以在收件箱中为更具体的常青文档创建子文件夹，例如：
- 健康
- 身份证和个人文件
- 头衔和行为
如前所述，在您的年份文件夹中创建子文件夹也是如此。继续为照片、税收、工作文件和其他对您有意义的内容创建我之前提到的子文件夹。
这个系统如此高效的另一个原因是你不需要太多的思考就可以开始。您不必就哪些文件放在哪里或选择哪些文件夹名称做出很多决定。这些决定已经为您做出了。您可以一点一点地添加到系统中，根据需要创建更多子文件夹。例如，在 2023 Photos 文件夹中，您可能有 2023 Photos Meg’s Wedding 和 2023 Photos David’s Graduation。
一次清理你凌乱的数字生活
当人们清理他们的文件时，我与他们分享的最重要的想法之一就是不要担心一次处理所有事情。当您制作年份文件夹来组织您的在线存储时，您会立即想出一个可以快速实施并立即为您带来巨大收益的系统。在进一步组织您的系统时，现在没有压力去做。你可以慢慢来，一点一点地做。
如需清理数字生活的更多建议，请了解一些有关整理电缆和电线、释放 iPhone 或 iPad 上的空间以及清理 Windows 中的磁盘空间的技巧。